Elektronische Order Entry Systeme ermöglichen es, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben zu schaffen. Dies kommt sowohl den Laboren als auch den Einsendern zugute, indem sie von effizienterer Anforderungsprozess, weniger Fehler sowie frühere und gezieltere Diagnostik profitieren.
Hindernisse auf dem Weg zur Nutzung des Order Entry
In einem Durchschnittslabor fordern 20-35% der Einsender bisher noch papierbasiert an. Dies liegt an verschiedenen labor-, softwarehersteller- und einsenderseitigen Faktoren:
- Komplexe Anbindung an PVS: Die Integration in das Praxisverwaltungssystem (PVS) ist oft aufwendig und kompliziert.
- Kosten im aktuellen Vertriebsmodell: Das häufige Vertriebsmodell vieler OE-Anbieter, bei dem das Labor pro angeschlossenem Einsender zahlt, führt dazu, dass sich die Anbindung für Einsender mit geringem Bestellvolumen möglicherweise nicht lohnt. Die zusätzlichen Lizenzkosten für digitale Produkte machen die Kostenfrage komplexer.
- Geringes Bestellvolumen: Einige Einsender sehen keinen Vorteil darin, das System zu nutzen, wenn sie nur wenige Bestellungen haben. Die Einarbeitung und Anbindung an die Software scheinen den Aufwand nicht zu rechtfertigen – besonders für kleine Einsender, die nur eine begrenzte Auswahl an Standardparametern nutzen und daher das traditionelle Papierformular bevorzugen.
- Mangelnde IT-Affinität: Über alle Fachbereiche hinweg sind ca. 30 % der Ärzt:innen 60 Jahre oder älter und sind oftmals wenig interessiert daran, sich in neue Programme und Prozesse einzuarbeiten. Sie bevorzugen weiterhin die papierbasierte Anforderung.
Lösungsstrategien für ein einfaches Order Entry:
Um die genannten Hindernisse bei der Implementierung und Nutzung eines elektronischen Order Entrys zu überwinden, erfordert es eine ganzheitliche Strategie, die aus mehreren Lösungsansätzen besteht. Minimale Rollout-Aufwände, Benutzerfreundlichkeit, Schulungsmöglichkeiten sowie die Nutzung von KI und Machine Learning bieten zusammen verschiedene Möglichkeiten, die Nutzung des Order Entry zu erleichtern und zu optimieren. Im Folgenden werden mehrere Komponenten beschrieben:
- Minimierung der Rollout-Aufwände: Dank moderner Softwarelösungen ist es möglich, den Aufwand für den Einsenderanschluss und die -pflege sowohl für Labore als auch Einsender möglichst gering zu gestalten. Beispielsweise hält eine Remote-Integration in das PVS die Installationsaufwände minimal. Eine zentrale einsenderspezifische Aussteuerung (z.B. hinsichtlich verfügbarer Profile, Drucker, etc.) wiederum verringert den Aufwand auf Laborseite. Somit entfallen hohe Aufwände und verbundene Kosten und es lohnt sich auch kleine Einsender anzubinden.
- Reduktion der Systemkomplexität und Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit: Eine hohe Benutzerfreundlichkeit steigert die Akzeptanz des Order Entrys. Besonders bei kleinen Einsendern mit geringem Volumen und wenig Parametervariabilität ist es wichtig, dass das System leichtgewichtig ist, während Einsender mit komplexen Untersuchungsfragen im Prozess begleitet werden und mehr Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Letztlich sollte die Anwendung jedoch immer selbsterklärend sein und optimalerweise bestehende Informationen (z.B. aus dem PVS) direkt integriert werden, um Doppelangaben zu vermeiden und den Prozess möglichst schlank zu halten.
- Angebot verschiedener Trainingisnhalte und -formate: Durch die Bereitstellung zielgruppenorientierter Schulungsunterlagen (z.B. inklusive Schulungs- und Anwendungsvideos) können die Schulungsaufwände und Rückfragen reduziert werden. Diese sollten zielgruppenorientiert sein und direkt in den Prozess integriert werden, um die Bedienung zu erleichtern.
- Nutzung von KI und ML: Künstliche Intelligenz und Machine Learning können eingesetzt werden, um passende Vorschläge und Hinweise basierend auf vergangenen Entscheidungen zu geben und den Bestellprozess zu optimieren. Dadurch adaptiert das System an die jeweiligen Bedürfnisse der Einsender und macht den digitalen Bestellprozess zunehmend passender.
- Webbasiertes Order Entry ohne Einsenderanschluss: Für Nutzer:innen ohne regelmäßige oder wiederkehrende Bestellungen ist ein Webportal sinnvoll. Beispielsweise kann dies für Patient:innen als Endkunden oder nicht-medizinische Branchen relevant sein.
- Bereitstellung voretikettierter Röhrchen: Die Verwendung von voretikettierten Röhrchen reduziert insbesondere bei Einsendern mit geringem Bestellvolumen den Aufwand und vereinfacht den den Bestellprozess, um die Nutzung eines digitalen Order Entrys zusätzlich attraktiver zu gestalten.
Niederschwelliges Order Entry System für verschiedene Branchen
Die Vorteile eines einfachen Order Entry Systems erstrecken sich nicht nur auf klassische Einsendergruppen wie niedergelassene Ärzt:innen oder Kliniken, sondern auch auf Unternehmen in verschiedenen Branchen wie z.B. Fleischereien und Brauereien im Bereich der Hygiene.
Neben einem Order Entry zur Unterstützung besonders komplexer Einsender bietet medicalvalues ein leichtgewichtiges Order Entry-System, dass sich optimal an die Bedürfnisse Ihrer Einsender adaptieren lässt. Die clientbasierte Anbindung minimiert Aufwände bei der Implementierung beim Einsender. Damit begegnen wir Vorbehalte bei Einsendern und Sorgen von Laboren und können das elektronische Order Entry mühelos in den (Praxis-)Alltag integrieren.
